ULEGALIZE™ : Découvrez les Différences Clés entre les Versions COMMUNITY et LAWFIRM pour la Gestion Digitale de Cabinet d'Avocats
ULEGALIZE COMMUNITY : Simplification, Collaboration et Efficacité pour Tous
ULEGALIZE COMMUNITY propose une solution de base riche en fonctionnalités pour les cabinets qui souhaitent digitaliser leurs processus tout en assurant un suivi efficace de chaque dossier. Cette version est entièrement gratuite et sans limite d’utilisation, offrant ainsi aux utilisateurs un espace de travail performant sans engagement financier. Les frais ne s'appliquent qu'à certaines fonctionnalités avancées, telles que l’envoi de courriers postaux et de documents pour signature digitale qualifiée, qui sont payants uniquement à la demande.
Fonctionnalités Principales de ULEGALIZE Community :
Cycle de vie complet d’un dossier : ULEGALIZE COMMUNITY supporte chaque étape du cycle de vie d'un dossier, depuis son ouverture jusqu'à sa clôture. Cette gestion inclut un suivi précis des tiers et parties impliquées dans le dossier, l'encodage des Prestations, Frais et Débours, et aussi le suivi financier du dossier, de la facturation et des paiements (Compte Tiers/CARPA également).
Gestion intégrée de l’agenda (Rendez-vous, Tâches/Echéances, Audience, et autres) : L’agenda d’ULEGALIZE permet de planifier et de visualiser facilement les événements essentiels tels que les rendez-vous, les tâches, les audiences et les échéances importantes. Les rendez-vous bénéficient d’un système intégré de visioconférence, permettant aux utilisateurs de planifier et d'effectuer des réunions à distance sans quitter l'application, facilitant ainsi les échanges avec les clients et partenaires en toute simplicité.
Encodage des prestations à partir d'une tâche: À partir des événements dans l’agenda (rendez-vous, tâches, documents liés, audiences), les utilisateurs peuvent encoder facilement leurs prestations. Cette fonctionnalité, commune aux versions COMMUNITY et LAWFIRM, assure une traçabilité précise des heures travaillées et un calcul rapide des heures facturables pour une facturation exacte.
Coffre-fort numérique : La version Community intègre un drive sécurisé, hébergé chez OVH en France, pour centraliser tous les documents et pièces liés à chaque dossier. Vous bénéficiez ainsi d'un espace de stockage confidentiel et organisé.
Collaboration inter-cabinets : ULEGALIZE COMMUNITY permet la collaboration entre cabinets sur un même dossier. Cette fonctionnalité permet aux avocats de travailler ensemble, de partager des documents et de coordonner leurs actions en temps réel, tout en garantissant une sécurité et une confidentialité.
Envoi des courriers postaux et signatures digitales : La version COMMUNITY propose l’envoi de courriers recommandés (ou standards) en collaboration avec b-post en Belgique et La Poste en France. De plus, une fonction de signature digitale qualifiée est intégrée, garantissant une gestion sécurisée des documents. Ces services sont facturés uniquement en fonction de l’utilisation.
Accompagnement digital de démarrage : En guise de bienvenue, ULEGALIZE offre gratuitement un accompagnement pour configurer l’espace de travail et faciliter la prise en main des utilisateurs.
ULEGALIZE LAWFIRM : La Solution Community Intégrée avec la bureautique du cabinet
Dans un environnement juridique où la gestion de l’information est cruciale, ULEGALIZE LAWFIRM se distingue par son intégration bureautique complète, permettant aux cabinets d’avocats de centraliser et de sécuriser l’ensemble de leurs activités et documents dans un espace de travail digitalisé. Cette solution assure une connexion fluide avec les outils bureautiques du marché et offre une gestion avancée des e-mails, en centralisant toutes les correspondances directement dans le dossier concerné. Les utilisateurs peuvent ainsi accéder facilement aux communications importantes tout en maintenant une organisation impeccable.
Grâce à l’intégration avec le drive privé du cabinet (OneDrive, Google Drive, Dropbox), tous les documents produits ou manipulés dans ULEGALIZE restent stockés dans l’espace de stockage de l’entreprise, garantissant indépendance, confidentialité et maîtrise totale des données. Les avocats peuvent ainsi organiser, collaborer et traiter leurs dossiers en ligne sans craindre la dispersion ou la perte de documents sensibles.
ULEGALIZE Law Firm : Fonctionnalités Avancées et Personnalisation
Intégration des outils bureautiques et des drives du cabinet : ULEGALIZE LAWFIRM est compatible avec les suites Microsoft, Google et Dropbox, ce qui permet une gestion centralisée des e-mails (Hotmail, MS Exchange, Gmail) et des documents. En associant leur propre drive privé au système, les cabinets bénéficient d'une flexibilité et d’une sécurité accrues, en maintenant tous leurs fichiers et dossiers dans un environnement maîtrisé. Chaque email et document peut être relié directement à un dossier dans ULEGALIZE, assurant une organisation fluide et facilitant les correspondances et le suivi des dossiers.
Automatisation et collaboration dans l'édition de documents : L’édition automatisée et collaborative des documents est un point clé de LAWFIRM, offrant aux cabinets des outils pour optimiser la production de documents et encourager le travail d’équipe :
Pré-remplissage automatique : Les modèles de documents (contrats, actes, courriers, conclusions) sont générés automatiquement en se basant sur les données du dossier, incluant les coordonnées des parties, adversaires, tribunaux, conseils, huissiers, experts, etc. Cela permet aux avocats de produire des documents standardisés et personnalisés de manière rapide et précise.
Gestion collaborative des tâches : LAWFIRM permet de créer des tâches collaboratives avec des échéances spécifiques et d’inclure des liens directs vers des documents stockés sur le drive privé du cabinet. Les membres de l’équipe peuvent ainsi accéder, modifier et partager des documents en ligne, en étant notifiés par email dès qu’une tâche est assignée ou mise à jour.
Envoi simplifié : Une fois finalisés, les documents peuvent être envoyés directement depuis ULEGALIZE par courrier postal, email ou pour signature digitale qualifiée, selon de la correspondance du dossier.
Modèles de documents et d’e-mails préremplis : ULEGALIZE LAWFIRM propose la création de modèles personnalisés, adaptés aux besoins spécifiques de chaque cabinet. Ces modèles, qui intègrent automatiquement les données des dossiers, permettent une gestion fluide des correspondances et une amélioration de la productivité.
Gestion personnalisée de la facturation et suivi comptable : ULEGALIZE LAWFIRM offre une solution de facturation sur mesure qui s’adapte aux spécificités de chaque cabinet, permettant une gestion comptable alignée sur les pratiques individuelles de chaque structure. Pour les utilisateurs en France, LAWFIRM est intégrée avec Chorus, facilitant ainsi la transmission et la gestion électronique des factures de manière conforme. Cette option garantit un suivi précis des prestations encodées dans chaque dossier, pour une transparence totale et un contrôle optimal des finances du cabinet.
Accompagnement Digital et Formation
Pour garantir une utilisation optimale de LAWFIRM, ULEGALIZE propose un accompagnement digital sur mesure, incluant :
Configuration de l’espace de travail : Ajustement des paramètres selon les besoins spécifiques du cabinet pour une organisation fluide et personnalisée.
Formation complète en trois modules : Prise en Main & Cycle de vie d'un dossier / Suivi Financier et Facturation / Création et modifition des templates des document-types
Production de modèles personnalisés : L’équipe ULEGALIZE accompagne la création de modèles sur mesure pour les lettres, actes, conclusions, factures et e-mails, assurant ainsi une intégration optimale avec les outils bureautiques et répondant aux besoins spécifiques du cabinet.
Migration de Données : L’accompagnement digital proposé par ULEGALIZE inclut un service de migration de données complet, pour faciliter votre transition depuis d'autres solutions de gestion comme KLEOS, SECIB, AVONCA, ainsi que tout autre logiciel ou fichiers utilisés dans votre cabinet.
Tarification & Abonnement LAWFIRM
La version LAWFIRM est proposée à 45 € par mois pour 3 utilisateurs (10 € par utilisateur supplémentaire).
L'abonnement est mensuel et peut être résilié à tout moment, sans préavis, offrant ainsi une flexibilité financière pour les cabinets.
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