La prise de note audio comme moteur de productivité pour votre secrétariat.

En tant qu’avocat ou secrétaire, collecter les informations pour le suivi d’un cas client, d’un dossier, d’une affaire est essentiel. Souvent, la prise de notes papier ou numérique manuelle reste la solution la plus utilisée et la plus intuitive. Cependant, celles-ci peuvent empêcher de se concentrer à 100% sur la personne et l’information ou bien même doivent être revues et mise en forme après l’entretien, la recherche. Ensuite, il faut faire circuler cette information et cela peut aussi s’avérer chronophage… En conclusion, prendre des notes, c’est indispensable, mais ça prend du temps et ce n’est pas toujours pratique !
Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions à l’écriture ! La retranscription audio en fait partie. En quoi consiste-t-elle ?

Prendre note tout en parlant, une technologie au point

Qui n’a jamais parlé en travaillant ou en lisant un document ? Cela fait déjà quelques années que la technologie d’assistance vocale existe. Chacun des appareils comme les ordinateurs, tablettes et smartphones en sont équipés, et cela marche très bien !Mais cet outil ne sert pas seulement à demander d’écrire un message ou appeler quelqu’un, il va beaucoup plus loin. Celui-ci peut permettre de prendre note de façon plus intuitive, rapide et complète. Il suffit de la déclencher, de parler, et de l’arrêter, voilà tout.Imaginez un logiciel qui vous permet de prendre note tout en parlant et en écoutant votre interlocuteur, et de placer celle-ci dans le bon dossier qui sera partagé avec les bons collaborateurs directement.

 

Une prise de note intelligente sécurisée intégrée dans votre métier

Après avoir présenté la technologie de la retranscription audio, il faut maintenant vous démontrer le moyen de la mettre en place. Ulegalize, votre logiciel Freemium de gestion de cabinet de manière digitale, met en pratique cet outil. Celui-ci est disponible sur ordinateur, mais également via une application.

En effet, au sein de son espace personnel, il est désormais possible d’actionner un assistant qui va retranscrire toutes vos paroles. Que ce soit pour rassembler et partager des informations, pièces, notes ou annotations pour un dossier spécifique ou pour les secrétaires et collaborateurs, il n’y a pas de problème !

Une fois la retranscription terminée, il est possible de placer celle-ci dans le dossier correspondant, en mentionnant les profils concernés et donnant accès aux seules personnes autorisées à la lire. Aussi, après avoir enregistré votre audio, avec votre smartphone par exemple, il vous est également possible de le transmettre à la personne de votre choix en lui envoyant au moyen d’une “tâches” au sein du workspace. De plus, toutes les données sont protégées, cryptées et hébergées sur des serveurs européens (France). Seuls les propriétaires auront accès à celles-ci, ainsi que vos collaborateurs autorisés par vous-même à les lire.

 

 
Ulegalize veut vraiment permettre de tout faire, au même endroit, quotidiennement. Gagner en plaisir et productivité en façonnant son propre environnement de travail, c’est la vision poursuivie par les créateurs et l’équipe de la solution.N’hésitez pas à créer votre compte totalement gratuitement via www.ulegalize.com !
 

Un peu plus sur Ulegalize

Ulegalize est la première plateforme gratuite en Europe pour la gestion digitale de cabinets sans limite quant au nombre de collaborateurs et dossiers gérés. Ulegalize, c’est donc une succession de valeurs ajoutées couplées à des fonctionnalités sans cesse en évolution, pour vous fournir le meilleur. Si une chose doit différencier la solution, c’est sa capacité et sa volonté de chaque jour devenir meilleure, grâce à son processus d’amélioration continue rendue possible par la récolte des feedbacks utilisateurs.

Une équipe passionnée est vraiment attentive à toutes les remarques d’utilisation afin de permettre à chacun de façonner l’outil à son image dans une utilisation quotidienne.

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C’est pour cela que la retranscription audio est une bonne solution si la rédaction manuelle ne convient pas. Ulegalize permet d’activer simplement le module, d’enregistrer, trier et contrôler les accès de vos informations.